Đối chiếu nguồn ngày 06/10/2026.
Để viết hợp đồng thuê phòng trọ chuẩn, bạn cần ghi đủ thông tin hai bên, mô tả phòng và giá thuê, tiền đặt cọc, giá điện nước, thời hạn thuê, quyền và nghĩa vụ, cùng điều khoản chấm dứt. Một hợp đồng rõ ràng giúp chủ trọ tránh tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Hợp đồng thuê phòng trọ là căn cứ quan trọng nhất giữa chủ trọ và người thuê. Viết đúng ngay từ đầu giúp bạn thu tiền đúng hạn, xử lý đặt cọc minh bạch và tránh những tranh cãi không đáng có khi người thuê chuyển đi. Dưới đây là hướng dẫn từng bước, các nội dung cần kiểm tra và những lỗi chủ trọ hay mắc.
Hợp đồng thuê phòng trọ cần có những gì?
Một hợp đồng đầy đủ không cần dài dòng, nhưng phải phủ hết các nội dung cốt lõi sau:
- Thông tin hai bên: họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ thường trú và số điện thoại của cả chủ trọ (bên cho thuê) và người thuê (bên thuê).
- Mô tả phòng: địa chỉ, số phòng, diện tích, tình trạng bàn giao và danh sách nội thất kèm theo.
- Giá thuê và kỳ thanh toán: số tiền thuê mỗi tháng, ngày đóng tiền hằng tháng và hình thức thanh toán (tiền mặt hay chuyển khoản).
- Tiền đặt cọc: số tiền cọc, điều kiện hoàn cọc và các trường hợp bị trừ cọc.
- Giá điện, nước và dịch vụ: đơn giá điện, nước, phí rác, gửi xe, internet và cách tính.
- Thời hạn thuê: ngày bắt đầu, thời hạn (thường 6–12 tháng) và điều kiện gia hạn.
- Quyền và nghĩa vụ hai bên, điều khoản chấm dứt và chữ ký xác nhận.
Cách viết hợp đồng thuê phòng trọ từng bước
Bước 1: Ghi thông tin hai bên
Mở đầu hợp đồng bằng phần "Bên cho thuê" và "Bên thuê" với đầy đủ họ tên, số CCCD, địa chỉ và số điện thoại. Thông tin sai một chữ trong số CCCD cũng có thể khiến hợp đồng khó dùng làm bằng chứng khi tranh chấp, nên hãy đối chiếu trực tiếp với giấy tờ gốc.
Bước 2: Mô tả phòng và tài sản bàn giao
Ghi rõ địa chỉ, số phòng, diện tích và liệt kê nội thất bàn giao (giường, tủ, máy lạnh, bình nóng lạnh…). Nên chụp ảnh hiện trạng phòng lúc bàn giao và đính kèm. Đây là căn cứ để xác định hư hỏng do người thuê gây ra khi trả phòng.
Bước 3: Thống nhất giá thuê và ngày đóng tiền
Viết rõ số tiền thuê bằng cả số và chữ, ngày đóng tiền cố định mỗi tháng (ví dụ ngày 5) và hình thức thanh toán. Nếu nhận chuyển khoản, ghi sẵn số tài khoản để người thuê chủ động chuyển đúng hạn.
Bước 4: Ghi rõ điều khoản đặt cọc
Đặt cọc là phần dễ phát sinh mâu thuẫn nhất. Ghi rõ số tiền cọc (thường bằng 1 tháng tiền phòng), điều kiện hoàn cọc đầy đủ, và những trường hợp bị trừ cọc như báo trả phòng không đúng hạn, làm hư hỏng tài sản hoặc còn nợ tiền điện nước.
Bước 5: Quy định giá điện, nước và dịch vụ
Nêu đơn giá điện, nước và cách chốt chỉ số công tơ mỗi tháng. Minh bạch điểm này giúp người thuê yên tâm và giảm khiếu nại. Bạn nên chốt số công tơ có chụp ảnh làm bằng chứng để hai bên cùng theo dõi.
Bước 6: Thời hạn, quyền nghĩa vụ và điều khoản chấm dứt
Ghi thời hạn thuê, thời gian báo trước khi một trong hai bên muốn chấm dứt (ghi rõ theo thỏa thuận và quy định áp dụng), trách nhiệm sửa chữa, quy định về khách ở cùng, giữ trật tự và an toàn phòng cháy. Kết thúc bằng phần ký tên, ghi rõ hợp đồng lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản.
Các điều khoản nên ghi rõ để tránh tranh chấp
| Điều khoản | Vì sao cần | Lưu ý khi viết |
|---|---|---|
| Tiền đặt cọc | Bảo vệ chủ trọ khi người thuê bỏ ngang | Ghi rõ điều kiện hoàn và trừ cọc |
| Ngày đóng tiền | Cơ sở tính tiền trễ hạn | Cố định một ngày cụ thể mỗi tháng |
| Giá điện nước | Tránh khiếu nại "tính cao" | Ghi đơn giá + cách chốt chỉ số |
| Thời gian báo trước | Tránh phòng trống đột ngột | Ghi thời hạn báo trước và hậu quả theo thỏa thuận, quy định áp dụng |
| Trách nhiệm hư hỏng | Phân định lỗi khi trả phòng | Đính kèm ảnh hiện trạng lúc bàn giao |
Những lỗi thường gặp khi viết hợp đồng thuê phòng trọ
- Không ghi rõ điều kiện hoàn/trừ cọc — nguyên nhân số một gây cãi vã khi trả phòng.
- Bỏ trống ngày đóng tiền cố định, khiến việc đòi tiền trễ hạn không có căn cứ.
- Không liệt kê nội thất bàn giao, nên không xác định được hư hỏng do ai.
- Ghi giá điện nước chung chung thay vì đơn giá cụ thể và cách chốt chỉ số.
- Chỉ lập một bản hoặc thiếu chữ ký một bên, làm hợp đồng khó dùng làm bằng chứng.
- Viết tay khó đọc, tẩy xóa nhiều — nên dùng mẫu in sẵn hoặc lưu bản số hóa.
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, hãy tham khảo mẫu hợp đồng thuê phòng trọ rút gọn, có thể sao chép để điền thông tin và bổ sung nội dung phù hợp.
Quản lý hợp đồng và đặt cọc dễ hơn với Rento
Viết xong hợp đồng giấy mới chỉ là bước đầu — khó nhất là lưu trữ và theo dõi nhiều phòng cùng lúc. Rento là app quản lý nhà trọ cho điện thoại (iOS và Android, app native thật chứ không phải web) giúp bạn lưu hợp đồng, ghi nhận tiền đặt cọc, chốt công tơ điện nước bằng cách chụp ảnh nhận số và theo dõi công nợ ngay trên điện thoại. Với hoá đơn QR tự đối soát ở gói Pro, tiền khách chuyển vào thẳng tài khoản của bạn, Rento không giữ tiền.
Bạn có thể bắt đầu miễn phí cho nhà trọ tới 10 phòng (dùng vĩnh viễn, không khóa thời gian). Xem chi tiết bảng giá hoặc tải app để quản lý hợp đồng, đặt cọc và hoá đơn gọn trong một nơi.
Căn cứ pháp lý để kiểm tra trước khi ký
Điều 163 Luật Nhà ở 27/2023/QH15 trên Cổng thông tin Chính phủ yêu cầu hợp đồng bằng văn bản: thông tin các bên, mô tả nhà, giá, thanh toán, bàn giao, thời hạn, quyền nghĩa vụ, cam kết, hiệu lực, ngày ký và chữ ký. Khoản 2 Điều 164 quy định thuê nhà không bắt buộc công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu. Viết tay hay đánh máy vẫn cần kiểm tra điều kiện của giao dịch và nội dung hợp đồng.
Không có nghĩa mọi hợp đồng đều phải cọc một tháng. Hãy thống nhất số tiền, điều kiện hoàn/trừ cọc và chứng từ bàn giao. Lưu bản đã ký; bản ghi trong app không tự thay thế hợp đồng hợp lệ.
Ghi nhận hợp đồng theo phòng trong Rento
- Mở phòng cần quản lý và kiểm tra hợp đồng gắn với phòng đó.
- Đối chiếu người đại diện, số người ở, tiền thuê, tiền cọc và thời hạn với bản hai bên đã ký.
- Kiểm tra chỉ số đầu kỳ, đơn giá điện nước, phí dịch vụ và tài sản bàn giao.
- Lưu bản đã ký riêng để đối chiếu; trước khi trả phòng, kiểm tra tiền cọc, công nợ và tài sản trên cùng hồ sơ.
Xem hướng dẫn chốt điện nước trong Rento để kiểm tra hóa đơn theo hợp đồng.